1、 总则
为进一步规范武汉美联地产有限公司所属学校及相关配套机构的家具及设备集中采购工作，明确工作程序和职责分工，保证采购工作廉洁高效，特制定此工作流程。
2、 适用范围
2.1 适用于上述项目为满足正常教学，需要更新、新增家具及设备的招标采购工作。
2.2 本管理流程不含学校日常办公及教学用品（批次采购在10万元以内）及办公易耗品的非批量采购工作。
3、 招标机构与职责
3.1 招标机构的组成：
学校基建项目部、经济部、工程部、设计部、学校资产处分别指定专人负责相关部门职责工作；各部门负责人及分管副总及为招标领导小组成员。
3.2 职责
3.2.1 招标领导小组
3.2.1.1 对招标工作进行决策，保证招标的公开、公正和招标工作进行的效率；
3.2.1.2 负责学校家具及设备采购计划的审核；经审核同意的采购计划报董事长审批。
3.2.1.3 负责确定中标人排序；根据中标人排序，集中决议确定中标人。
3.2.1.4 负责监督开标、评标、确定中标单位的全过程，否决违反招标规定的定标结果；负责调解招标投标活动中的纠纷；
3.2.2 经济部
3.2.2.1 参与学校分管部门对产品技术参数、产品选型工作；
3.2.2.2 负责按照本管理流程规定组织招标工作，负责招标文件的编制、组织回标、清标、评标、商务谈判、合同签订等工作；
3.2.2.3 参与供货单位到货产品质量现场抽查检查；
3.2.2.4 负责家具与设备支付审批，办理结算审核工作；
3.2.3 学校资产处
3.2.3.1 负责收集学校各部门新增、更新、新建工程家具及设备需求清单，负责填报《学校更新、新增家具与设备采购申请表》 ；负责组织学校相关部门及分管领导对招标清单数量、规格型号的审核工作；
3.2.3.2 与学校基建项目部共同商定家具与设备供货进场时间；
3.2.3.3 参与投标单位技术标的评审；
3.2.3.4 参与投标单位的推荐与投标单位的考察；
3.2.3.5 负责供货单位到货产品的验收；负责学校家具及设备验收后的资产管理。
3.2.4 学校基建项目部
3.2.4.1负责组织、协调、督促和落实采购工作，对采购工作中出现的进度、质量、服务问题及时采取措施，保证采购工作的顺利进行。
3.2.4.2参与投标单位技术标的评审；
3.2.4.3参与家具及设备的进场质量检验与验收；
3.2.5 设计部
3.2.5.1 负责审核确定学校资产处提供的《学校建设家具与设备采购申请表》中的档次标准，技术参数；
3.2.5.2 负责投标单位技术标的评审；
3.2.5.3 参与家具及设备的进场质量检验与验收；
3.2.6 工程部
3.2.6.1负责提供三家以上的合格投标单位名单；组织投标单位的考察及资格审核；
3.2.6.2负责组织投标单位技术标的评审；
4、工作流程
4.1 采购计划审批流程
4.2 招标工作流程
4.2.1 招标准备：
Ø 工程部：提供不少于三家合格的投标单位，组织招标小组成员考察投标单位；
Ø 设计部：与学校资产处讨论商议招标标的物的技术要求，确定家具及设备规格型号、技术参数、选样、档次等工作，作为招标文件的技术条款要求；
Ø 经济部：编制家具及设备招标文件，组织招标领导小组讨论且定稿；
4.2.2 招标文件发放与回标：
Ø 经济部按照招标计划时间要求发放招标文件；
Ø 按照招标文件要求，经济部组织各相关部门进行答疑工作；
Ø 按照招标文件规定的时间回标；
4.2.3 开标：
Ø 经济部按照《招标文件》规定的时间及要求组织开标工作；
Ø 不响应招标文件实质性内容或违反招标文件相关规定的应按废标处理，不得进入评标程序；
4.2.4 组织评标
Ø 设计部负责技术标书的评审工作（必要时可邀请外部专家）；按招标文件时间要求整理技术标评审意见；
Ø 经济部组织商务标书清标、评审；分别与中标候选人进行商务谈判,并详细做好商务谈判记录；编制《商务谈判情况一览表》 ；
4.2.5 定标与合同签订：
Ø 经济部组织招标小组专题会，集中评比样品（需要送样品时），结合技术标与商务标情况，招标小组集中决议确定中标人；招标小组会议决议出现分歧时，报董事长确定中标人；
Ø 经济部向中标人发出《中标通知书》，组织签订合同；
Ø 签订合同5个工作日内，经济部向未中标人退还投标保。
4.3 关于议标采购（竞争性谈判采购）
4.3.1 满足下列情况之一，可以采用议标采购：
ⅰ、采购总货款在20万以内的采购项目。
ⅱ、工期较紧，且经招标领导小组批准议标采购的项目；
iii、因特殊原因需要选择议标采购的项目（必须有董事长或总经理书面批准）。
4.3.2 采用议标采购时，按下列流程实施：
ⅰ、议标前准备工作同4.2.1。
ⅱ、经济部组织各供应商根据采购清单进行报价，应选择不少于3个合格供方参与议标谈判，并对各供应商的报价进行清标、澄清及商谈；
ⅲ、经济部组织经办人员（不少于2人）分别与供应商进行商务谈判,并详细做好谈判记录；谈判结束后，经济部负责将谈判情况形成《商务谈判情况一览表》。
ⅳ、经济部组织招标小组召开招标小组专题会，确定中标单位。
4.4 关于“延续供应”采购
4.4.1 同时满足下列情况，可以采用延续采购：
ⅰ、待购材料或设备的规格型号、品牌档次与原供应产品一致，且价格、付款方式等实质性条款不应高于原供货合同。
ⅱ、该产品供货间隔周期不长，经市场调查，无降价。
iii、该供应商无不良供货记录，信誉良好。
4.4.2 选择延续供应采购时，经济部应提出“延续采购报告”，说明采用延续采购的理由，经招标领导小组专题会集中决议后实施；
4.4.3 采用“延续供应”采购，合同联签要求同普通招标采购；
4.5 学校家具与设备招标采购相关制度
4.5.1 为了便于公司集中采购，提高工作效率，各院校更新、新增家具及设备的采购计划按年度采购统一申报，集中每年暑期实施供货；原则上年度集中申报、集中招标采购、分批供货实施。统一时间节点要求如下：
学校年度家具、设备计划申报截至时间：3月15日；
计划审批完成时间：5月15日；
招标采购完成时间：5月30日—7月20日
供货时间：按学校要求分批供货；
备注：学校特别应急需要采购的项目，需经董事长签批同意，方可实施新增、更新设备与家具的采购工作。
4.5.2 新建工程的家具与设备采购按新建工程进度实施，招标小组专题会议确定招标进度时间，满足学校正常使用要求；
4.5.3 学校资产处负责学校家具与设备到货的验收与签收工作（见附件：验收表），验收合格的家具与设备予以办理资产入库及跟踪管理。学校资产处没有办理验收 与 签收的，经济部不得办理结算手续。
5、管理表格及模板
5.1 《学校建设家具及设备采购计划审批表》——附件一
5.2 《甲供材料及设备商务谈判情况一览表》——附件二
武汉美联地产有限公司
2019年6月28日发布
